前回の続きで、弊社が行っている働き方改革のうちIT化したことをまとめてみたいと思います。
IT化して何を達成したいかは、2021年1月の仕事始めには決まっていて、スタッフの前でも発表したのですが、目標は未だ実現できていません。
やろうとしたことは、こちらです。
- 事務作業のペーパーレス化
- 事務作業の時短、効率を高める
目標は、4事業所あって各店に事務職の方が1名づついますが、そこにはかなり無駄な作業があると感じてたので、それを半分の人数（2人）で行うことを目指しました。で、仕事がなくなる2人を営業職に代わってもらうことを同時並行で進めていくことにしました。
結果1年経っても実現できていないわけですが、なぜだろうか？と振り返ると、最悪自分でやる、自分で始末をつけるという覚悟ができていないから、だと思います。
ただ、言い訳ですが、各店離れていることでコミュニケーションが希薄だったり、父親につい最近まで社内のことを頼りきりだったりしたせいでなかなか遅々として進まない原因がそこにもあるかなと考えています。
幸い、労基署さんが臨検に来たことで父親の関与が薄れたり、経理をやている妻が、ITスキルを身につけうまく周りを巻き込みながら少しずつではありますが、目標に向かっています。
でIT化とかDXとか言われていますが、中小企業で行うにあたって結構つまづきポイントがあると思います。
特に事務仕事を効率的にするには、難易度が高いと思います。
一つ一つが細かいけど、一つ一つが重要だったりします。なのでIT化の前に以下の3つのことを行うと少し難易度が下がると思います。それは、
- 重複作業を探し出す（自分の身の回りから始める）
- 情報開示を進める（担当者から聞き出す）
- ムダなことや不要なものを探して勇気を持ってやめる
弊社で行った以上のことを語ると細かすぎるので割愛しますが、IT化への道筋が見えてくると思います。次に弊社で具体的に行ったIT化のことを並べてみたいと思います。
- 初めにラインワークスというパソコンでもラインが使えるビジネス用のラインをみんなで使うことにしました。
それによって画像とかファイルとか送れるのでコミュニケーションが改善されたと思います。 - エクセルなどのファイルやフォルダがパソコンの中にある状態からクラウドと言ってパソコンの外にある状態にするとスマホでも見れるようになるので会社に帰ってからパソコンを開いて見るとか、会社に電話して事務員さんにお願いして情報を教えてもらうとかが無くなります。
- パソコンの中に販売管理ソフトがあるんですが、結構高いです。ソフト単体で20万円、パソコンも10年未満で新しくしますので総額で10年に一回200〜500万くらいかかります。
それをエクセルで見れるように奥さんにやってもらったのですが、それができると販売管理ソフトの数が減る＝他のものにお金が使えるようになりました。
また一部をパソコンからiPadなどのタブレットにすると、トータルの金額が安くなり、パソコンの中の情報が誰でもいつでも見やすくなります。 - 固定電話やFAXも改善の対象です。業務用の固定電話の経費が、ネット回線や通話料も含めて年間約100万円ほど掛かっていたのですが、電話回線を減らしたり、携帯の格安プランなどを使って30万くらいにできました（小さい事務所だからできました）さらにFAXのペーパーレス化もできるように新しいFAXを購入して、パソコンやタブレットで見れるようにしました。
- 各種紙を使う仕事は、みんなから知恵を出してもらってペーパーレス化しています。
- システムを組むという言い方で合ってると思いますが、クラウドワークスというインターネット上のサービスがあり、そこで「スマホから配達伝票を作って印刷できるようにしたい」と発注を出して見ました。
すると全国からITとかインターネットとか詳しい方が数人いろんな提案とともにだいたいの金額を提示してきました。その中の1人と契約し、システムを一個作りましたが、運用はこれからです。約20万円ほど、期間は半年ほどかかりました。 - 今年入ってから、弊社の目の前にシステムエンジニアの方がいることがわかり、会社に来て担当者とパソコンの画面を見ながら指導してもらったり、ホームページやSNSの運用を教えてもらったり、さまざまなIT周りのわからないことを指導してもらっています。
- 最後にZOOMを使った会議、会議資料もクラウド上にあるので印刷せず画面で見ています。
と言った感じでかなり長くなってしまいましたが、これ以外にも請求書を外部委託したり、商品やお客様ごとの利益率が一眼で見れる仕組みなど今後予定されていることもいくつかあり、2022年のうちに最初に述べた目標を達成できるように行動しています。
大きくなった事務周りを縮小、効率化するのはなかなか難しく、2年くらいはかかるものと感じています。
みなさんの会社の事務仕事関係はどうでしょうか？
以上で弊社の働き方改革のIT化の部分を紹介いたしました。
次は、情報発信＝人材採用でやってきたことをご紹介いたします。
ありがとうございました。